ניהול משימות – איך נדע אם אנו צריכים תוכנה לניהול משימות?

בעלי עסק רבים שמעו מזמן על היתרונות הברורים שבתוכנות לניהול עסק, אך חששו ממורכבותן ובעיקר מהעלות.
עתה, משהפכו התוכנות לקלות להפעלה וזולות ביותר, מתאימות אפילו לעסקים זעירים, רבים אומרים לעצמם: "אני ממש חייב את התכנה הזו" או "העסק שלנו יהיה יעיל יותר עם תוכנה לניהול עסק ".

כאשר בודקים יותר לעומק מגלים שלקוחות רבים שוכנעו לקנות את התוכנה מסיבות שונות :

• המשווקים עשו עבודה נפלאה בלחיצה על "הכפתורים הנכונים" שכואבים לבעלי העסק מבלי לבחון לעומק את הצרכים שלהם
• שמעו משותפים ומתחרים שהתוכנה גרמה למהפכה בעסק שלהם ללא פירוט וביסוס
• אי-מייל או פוסט בבלוג בו היתה המלצה על המוצר.

זו הסיבה שכל כך הרבה תוכנות ניהול נקנות אך לא נעשה בהן שימוש.

אי אפשר לזרוק מערכת CRM לעסק ולצפות שקסמים יתרחשו.

תוכנה לניהול משימות או תוכנה לניהול העסק?

קודם כל יש להבין לעומק "למה אני צריך תוכנה לניהול משימות או תוכנת CRM".
אם נוכל להבין מה עומד מאחורי ה"למה" של הצרכים שלכם, נוכל למפות בדיוק מה צריך לעשות ולתכנן שלבים להשגה מיטבית של מטרה זו.

התשובה שהמוצר יחסוך זמן, יעשה סדר בסביבה הכאוטית ויחסוך כסף אינה מספיקה.
עליכם להיות מסוגלים לפרט בדיוק למה המוצר יסייע לכל אחד מהתהליכים בעסק, ואיך יעזור לכם בניהול המשימות שלכם.

יכולות להיות מספר סיבות לבעיות עמן אתם מתמודדים. למשל:

• העסק גדל והתהליכים שהתאימו לעסק קטן כבר אינם מתאימים.
• לא הוגדרו תהליכים ונהלים מיטביים לניהול העסק ולתקשורת מול הלקוחות, או, אולי התהליכים והנהלים הקיימים כיום אינם מתאימים יותר.
• מספר משימות מתקיימות במקביל וקיימת חוסר יעילות בביצוען.

הוספת עוד טכנולוגיה חדשה לא בהכרח תפתור את כל הבעיות.
עדיף לבחון  קודם את התהליכים בעסק ולוודא שהם יעילים רק אחר כך לבחון אם יש צורך במערכת.
במקרה זה, יגדלו גם הסיכויים להטמעה מוצלחת.

מיפוי תהליכים לא חייב להיות חוויה איומה…

עליכם להתמקד בצורת ניהול העסק.
יש לבחון ולמפות כל תהליך בעסק באופן שיטתי, על מנת לקבל תמונה ברורה של הפעילויות הקיימות ולהגדיר את התהליכים הדרושים.

זה הזמן ללכלך את הידיים. אל תחפשו אפליקציה פלאית שתעשה את זה בשבילכם!
בחנו כל תהליך בעסק, כאשר התהליך הראשון הוא התהליך החשוב ביותר.

קשה להבחין מהם התהליכים? התייחסו לנקודות הבאות כאשר המטרה היא למפות את התהליכים השונים בעסק, כגון תהליכי שיווק, תהליכי מכירות, שירות לקוחות, קניינות, חשבונאות, ניהול משימות וכו':

• שלב ראשון: מיהם הלקוחות החיצוניים?
• שלב שני: הגדירו את הפעילויות הנעשות מול הלקוחות
• שלב שלישי: מה גורם להתחלת הפעילות (טלפון, דוא"ל, נציג מכירות) ומה קורה בסופה ?
• שלב רביעי: פרטו את השלבים בין תחילת הפעילות לסופה
• שלב חמישי: תנו שם לתהליך

חזרו על כך לכל תהליך בנפרד.

עכשיו כשמיפיתם את כל התהליכים, תרצו לסדר אותם באופן שיאפשר את זרימתם בצורה חלקה יותר, תוך הסרת כפילויות ושלבים לא נחוצים, וניתוב חלק מהמשימות למיקור חוץ/האצלת סמכויות/חלוקה מחדש.

מיפוי זה מאפשר:

• לעבוד בצורה מהירה ויעילה יותר.
• לספק שירות רציף ויותר טוב ללקוחות.
• לחסוך זמן וכסף!

לאחר שזיהיתם ושיפרתם את התהליכים בעסק, ניתן לבחון אילו תכונות אתם מחפשים במערכת ניהול.

האם אתם מסכימים? שתפו מנסיונכם איך הייתם מתחילים את התהליך.

אהבתם את מה שקראתם?
רוצים ללמוד עוד על תוכנות לניהול עסק?
צרו איתי קשר לפגישת היכרות!